Polityka prywatności

Obowiązuje od: 16.10.2026

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z serwisem usely (usely.io, app.usely.io, strony firm publikowane w usely oraz asystent AI osadzany na stronach firm i odpowiadający w połączonych komunikatorach, takich jak Messenger i Instagram), w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo, komu je przekazujemy oraz jakie prawa Ci przysługują.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych jest NANEI Sp. z o.o. z siedzibą w Cieszynie, ul. Zamkowa 3A, 43-400 Cieszyn, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000762994, NIP 5482712367, REGON 382065124, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „usely”, „my”). usely to marka NANEI Sp. z o.o.

Kontakt w sprawach danych osobowych: privacy@usely.io albo listownie na adres siedziby.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz na adres powyżej.

2. Dwie role: kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy działamy w imieniu firmy

usely to platforma, z której korzystają firmy (np. salony, gabinety, szkoły, organizatorzy wydarzeń), żeby obsługiwać swoich klientów. Dlatego występujemy w dwóch rolach:

• Jesteśmy administratorem danych osób, z którymi mamy bezpośrednią relację: firm i ich zespołów korzystających z panelu, osób zakładających Konto klienta usely, osób rozmawiających z naszym asystentem albo wypełniających formularze na usely.io oraz osób, które piszą do nas.
• Działamy w imieniu firmy (jako podmiot przetwarzający), gdy przetwarzamy dane klientów danej firmy: rozmowy z jej asystentem AI i zespołem (także te prowadzone przez Messengera i Instagrama), rezerwacje wizyt, zapisy na wydarzenia, wiadomości wysyłane do firmy, powiadomienia e-mail i SMS wysyłane przez firmę oraz opinie o jej usługach. Administratorem tych danych jest ta firma i to ona decyduje, po co i jak długo są przetwarzane. Robimy to na podstawie umowy powierzenia, która jest częścią Regulaminu.

Jeśli rozmawiałeś z asystentem na stronie firmy, pisałeś do niej na Messengerze lub Instagramie albo umówiłeś u niej wizytę i chcesz skorzystać ze swoich praw, najszybciej zrobisz to, kontaktując się z tą firmą. Możesz też napisać do nas, a przekażemy Twoje żądanie firmie i pomożemy je zrealizować.

3. Dane, które przetwarzamy jako administrator

3.1. Odwiedzanie usely.io i app.usely.io

• Dane: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, data i godzina żądania, adres odwiedzanej strony.
• Cel: wyświetlenie strony, bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i błędów.
• Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: logi serwera przechowujemy nie dłużej niż 90 dni.

Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych, które śledzą Cię między stronami. Szczegóły o plikach cookies i pamięci przeglądarki znajdziesz w Polityce cookies.

3.2. Czat, demo i formularze na usely.io

Rozmowa z asystentem usely. Na usely.io działa nasz własny asystent AI, który odpowiada na pytania o usely.

• Dane: treść rozmowy, język, adres podstrony, z której piszesz, przybliżona lokalizacja (miasto, ustalone z adresu IP w chwili rozmowy) oraz dane kontaktowe, jeśli je podasz.
• Cel: odpowiedź na pytania, przedstawienie oferty, kontakt, o który prosisz.
• Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na pytania o nasze usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy zostawiasz kontakt w formularzu w czacie, Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać.
• Okres: rozmowy usuwamy 30 dni od ich rozpoczęcia, a dane z formularza kontaktu w czacie po 12 miesiącach albo w ciągu 24 godzin od wycofania zgody. Jak działa AI, opisujemy w punkcie 5.

Demo bez zakładania konta. Gdy podajesz adres swojej strony, odczytujemy jej publiczne treści i przygotowujemy na ich podstawie demonstracyjnego asystenta.

• Dane: adres strony, treści z niej odczytane, rozmowy z asystentem demo oraz plik cookie, który wiąże demo z Twoją przeglądarką.
• Cel: pokazanie, jak usely działa na Twojej stronie, i przeniesienie dema do konta, jeśli je założysz.
• Podstawa: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Okres: demo działa przez 7 dni. Jeśli w tym czasie nie przejmiesz go, zakładając konto, przestaje odpowiadać, a 30 dni od utworzenia usuwamy je razem z odczytanymi treściami i rozmowami. Demo przejęte przez konto staje się częścią konta firmy (punkt 3.3).

Formularz zgłoszeniowy. Na wcześniejszej wersji usely.io zbieraliśmy zgłoszenia formularzem.

• Dane: adres e-mail, nazwa firmy, numer telefonu.
• Cel: kontakt w sprawie Twojego zgłoszenia i przedstawienie oferty.
• Podstawa: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiedzi na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę.
• Odbiorca: zgłoszenia trafiają do arkusza Google (Google Workspace).

3.3. Konto firmy i jej zespołu (panel usely)

• Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowujemy wyłącznie jego skrót), dane logowania przez Google, nazwa i dane firmy, rola w zespole, ustawienia konta, historia działań w panelu potrzebna do jego działania.
• Cel: założenie i prowadzenie konta, świadczenie usług, obsługa zespołu (zaproszenia, role), komunikacja dotycząca usługi, bezpieczeństwo.
• Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane członków zespołu zaproszonych przez firmę przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu firmy i naszego w udostępnieniu im panelu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do usunięcia konta, a potem przez okres przedawnienia roszczeń (zwykle 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata).

3.4. Rozliczenia i płatności za usely

• Dane: nazwa firmy, adres e-mail, dane do faktury, historia płatności. Danymi karty zarządza operator płatności Stripe. My ich nie widzimy i nie przechowujemy.
• Cel: pobieranie opłat za plan, wystawianie faktur, rozliczanie SMS-ów ponad pulę planu.
• Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki prawne wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Okres: 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

3.5. Konto klienta usely

Konto klienta usely zakładają osoby, które umawiają wizyty, kupują bilety albo zostawiają opinie i polecenia u firm korzystających z usely.

• Dane: adres e-mail, imię, numer telefonu (potwierdzany kodem SMS), hasło (skrót) albo dane logowania przez Google, zdjęcie profilowe, zgody i ich wersje, powiadomienia, polecenia i opinie, lista ostatnio oglądanych firm (zapisywana w Twojej przeglądarce).
• Cel: logowanie, prowadzenie konta, podgląd wizyt u firm, dodawanie opinii i poleceń, powiadomienia.
• Podstawa: umowa o prowadzenie konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Okres: do usunięcia konta. Sesje logowania wygasają po 90 dniach bez aktywności, a kody jednorazowe po kilku minutach.

Dane Twoich wizyt, zakupów i rozmów z konkretną firmą przetwarzamy w imieniu tej firmy (punkt 2).

3.6. Integracje, które firma łączy z usely

Gdy firma połączy z usely swoje konto w innej usłudze, pobieramy z niej tylko to, co jest potrzebne do działania danej funkcji:

• Import treści z Facebooka i Instagrama (Meta): nazwa strony i konta, opisy postów oraz treści publikowane przez firmę, żeby uzupełnić wiedzę jej asystenta AI. Token dostępu wykorzystujemy jednorazowo do pobrania treści i go nie przechowujemy. Zaimportowane treści firma usuwa, usuwając to źródło w Bazie wiedzy.
• Messenger i Instagram (wiadomości), gdy firma połączy stronę na Facebooku albo konto firmowe na Instagramie: zaszyfrowany token dostępu, nazwa strony lub konta, nazwa użytkownika i zdjęcie profilowe konta oraz identyfikator, który Meta nadaje osobie łączącej konto. Dzięki temu wiadomości wysyłane do firmy trafiają do usely, a firma i jej asystent AI mogą na nie odpowiadać. Identyfikator osoby łączącej konto przechowujemy po to, żeby wykonać jej prośbę o usunięcie danych przekazaną przez Meta.
• WhatsApp, gdy firma go połączy: numer telefonu firmy, identyfikator jej konta WhatsApp Business i token dostępu, żeby firma mogła odbierać i wysyłać wiadomości w usely.
• Google (logowanie, Google Meet): adres e-mail i token pozwalający tworzyć spotkania Google Meet do wizyt.

Podstawa: umowa z firmą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a wobec treści pochodzących od jej klientów działamy w imieniu firmy (punkt 2). Okres: do odłączenia integracji, cofnięcia dostępu w ustawieniach Facebooka lub Instagrama albo usunięcia konta. Odłączenie usuwa token dostępu oraz nazwę i zdjęcie połączonego konta. Rozmowy z klientami firmy zostają w jej Wiadomościach, dopóki firma ich nie usunie albo nie upłynie okres ich przechowywania (punkt 4).

Jeśli usuniesz aplikację usely w ustawieniach Facebooka lub Instagrama albo poprosisz tam o usunięcie danych, Meta nas o tym powiadomi. Usuwamy wtedy połączenia zrobione z Twojego konta (token, nazwę i zdjęcie konta, subskrypcję wiadomości), a przy prośbie o usunięcie danych podajemy kod, którym sprawdzisz jej stan na stronie Usuwanie danych. Z wykonanej prośby zostaje tylko ślad: data, kod, kanał i zabezpieczony skrót identyfikatora, bez samego identyfikatora.

3.7. Kontakt z nami

• Dane: dane z wiadomości, którą do nas wysyłasz (np. imię, adres e-mail, treść, załączniki).
• Cel: odpowiedź i obsługa sprawy, w tym reklamacji i zgłoszeń treści niezgodnych z prawem (piszesz wtedy na support@usely.io).
• Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przy reklamacjach również obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Okres: do zakończenia sprawy, a potem przez okres przedawnienia roszczeń.

3.8. Bezpieczeństwo i ochrona przed nadużyciami

• Dane: skrót adresu IP (z dodatkiem losowej wartości, więc nie da się z niego odtworzyć adresu), liczniki zapytań, wynik weryfikacji Cloudflare Turnstile.
• Cel: ochrona przed spamem, botami i przeciążeniem usług.
• Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: od kilku minut do kilku dni, zależnie od licznika.

3.9. Dochodzenie roszczeń i obowiązki prawne

Możemy przechowywać dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) do upływu okresu przedawnienia oraz dane, których przechowywania wymagają przepisy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

4. Dane, które przetwarzamy w imieniu firm

Gdy korzystasz z usług firmy, która używa usely, możemy przetwarzać:

• rozmowy z asystentem AI i zespołem firmy: treść wiadomości, język rozmowy, adres strony, z której piszesz, przybliżoną lokalizację (miasto, ustalone z adresu IP w chwili rozmowy, zaokrąglone do około 1 km), informację, czy jesteś jeszcze na stronie, oraz dane kontaktowe, jeśli je podasz,
• wiadomości z Messengera i Instagrama: identyfikator, który Meta nadaje Ci w rozmowie z daną firmą, imię i zdjęcie z Twojego profilu (jeśli Meta je udostępnia), treść wiadomości i wybrane przyciski, a gdy umawiasz wizytę w tym kanale, także adres e-mail. W rozmowie zapisują się też odpowiedzi, które firma wysłała poza usely, np. z Meta Business Suite,
• rezerwacje wizyt: imię, adres e-mail, numer telefonu, wybraną usługę, termin, notatki, historię wizyt i nieobecności,
• zapisy na wydarzenia i zakupy: imię, adres e-mail, odpowiedzi na pytania organizatora, status płatności (danych karty nie widzimy),
• wiadomości e-mail wymieniane z firmą przez usely, powiadomienia e-mail i SMS (potwierdzenia, przypomnienia, prośby o opinię) oraz informacje o ich doręczeniu,
• opinie i polecenia dotyczące firmy.

Firma decyduje, jakie z tych danych zbiera i jak długo je przechowuje. Niektóre dane usuwamy automatycznie: rozmowy z asystentem AI usuwamy 30 dni od ich rozpoczęcia, a ich dane techniczne najpóźniej po 90 dniach. Dane z formularzy kontaktowych w czacie usuwamy po 12 miesiącach (firma może ustawić krótszy okres), a po wycofaniu zgody w ciągu 24 godzin.

Płatności za wizyty i bilety obsługuje Stripe na rzecz firmy. Sprzedawcą jest firma, a nie usely.

5. Sztuczna inteligencja

• Do czego używamy AI: asystent odpowiada na pytania osób, które piszą do firmy na jej stronie internetowej, na jej stronie w usely albo w połączonych komunikatorach (Messenger, Instagram), na podstawie wiedzy, którą firma udostępniła. Firma może wyłączyć asystenta w każdym komunikatorze albo przejąć pojedynczą rozmowę, a wtedy odpowiada tylko jej zespół. AI pomaga też tłumaczyć rozmowy, zamieniać dyktowaną mowę na tekst (tylko gdy firma włączy tę funkcję), oceniać, czy wiadomość jest spamem, rozpoznawać wydźwięk opinii i porządkować wiedzę firmy.
• Co wysyłamy do dostawców AI: treść wiadomości i pytań, fragmenty wiedzy firmy potrzebne do odpowiedzi, adres strony, z której ktoś pisze, a przy dyktowaniu nagranie głosu. Zanim wiadomość trafi do modelu, zasłaniamy w niej numery telefonów i adresy e-mail. Nagrań głosu nie zapisujemy, przetwarzamy je tylko w pamięci na czas zamiany na tekst.
• Bez trenowania modeli: korzystamy z płatnych usług API, w których dostawcy zobowiązują się nie używać przesłanych danych do trenowania swoich modeli. Dostawcy mogą przechowywać dane przez ograniczony czas (zwykle do 30 dni) wyłącznie w celu wykrywania nadużyć.
• Decyzje: AI nie podejmuje wobec Ciebie decyzji, które wywołują skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Ocena spamu i wydźwięku opinii to podpowiedzi dla firmy, która może je zmienić, a wiadomość uznaną za spam można przywrócić jednym kliknięciem.
• Odpowiedzi AI mogą zawierać błędy. W ważnych sprawach potwierdź informację bezpośrednio u firmy.

Prosimy, żebyś w rozmowach z asystentem nie podawał danych szczególnie wrażliwych: danych o zdrowiu, numerów PESEL i dokumentów, danych kart płatniczych ani haseł.

6. Komu przekazujemy dane

Dane powierzamy dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę. Działają na nasze polecenie i na podstawie umów powierzenia.

Wiadomości wymieniane przez Messengera, Instagram i WhatsAppa przechodzą przez usługi Meta, które przetwarza je także na własnych zasadach, opisanych w polityce prywatności Meta.

Dane mogą też otrzymać:

• firma, z której usług korzystasz (np. Twoja rezerwacja, rozmowa, opinia) oraz adresy, na które ta firma skonfigurowała automatyczne przekazywanie zgłoszeń,
• organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy,
• nasi doradcy (prawni, księgowi), którzy są zobowiązani do poufności.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach reklamowych.

Na stronach firm mogą wyświetlać się treści ładowane z zewnętrznych serwisów: zdjęcia z Unsplash, filmy z YouTube (w trybie ograniczonego śledzenia youtube-nocookie.com) i mapy Google. Te serwisy otrzymują wtedy od Twojej przeglądarki adres IP i działają według własnych zasad prywatności.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców ma siedzibę w USA albo korzysta z infrastruktury poza EOG. W takich przypadkach dane przekazujemy na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework, gdy dostawca jest nim objęty) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja 2021/914). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na privacy@usely.io.

8. Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Jak skorzystać z praw: napisz na privacy@usely.io. Odpowiemy w ciągu miesiąca. W szczególnych przypadkach możemy przedłużyć ten termin o dwa miesiące i poinformujemy Cię o tym. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, np. wiadomością z adresu e-mail przypisanego do konta.

Konto firmy usuniesz sam w ustawieniach konta w panelu. Instrukcje dla pozostałych przypadków znajdziesz na stronie Usuwanie danych.

9. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez niektórych z nich nie założysz konta, nie zawrzesz umowy albo nie umówisz wizyty. Przy każdym formularzu wskazujemy, które pola są wymagane.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń (TLS) i szyfrowanie danych przechowywanych w bazie,
• dodatkowe szyfrowanie tokenów dostępu do połączonych kont Meta, zanim trafią do bazy,
• kontrolę dostępu na poziomie każdego rekordu w bazie danych (Row Level Security), tak że firma widzi tylko swoje dane,
• zasłanianie numerów telefonów i adresów e-mail w wiadomościach przed wysłaniem ich do modeli AI,
• przechowywanie adresów IP wyłącznie w postaci skrótu,
• ograniczanie liczby zapytań i ochronę formularzy przed botami,
• kopie zapasowe i ograniczony dostęp personelu do danych.

11. Dzieci

Usely nie jest przeznaczone dla dzieci. Konto klienta usely może założyć osoba, która ukończyła 16 lat. Jeśli dowiemy się, że przetwarzamy dane dziecka bez podstawy, usuniemy je.

12. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze usługi, dostawcy albo przepisy. O istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem e-mailem albo w panelu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data na górze pokazuje, od kiedy obowiązuje.

NANEI Sp. z o.o., ul. Zamkowa 3A, 43-400 Cieszyn
KRS 0000762994, NIP 5482712367, REGON 382065124
Kontakt w sprawach danych: privacy@usely.io